Toute société digne de ce nom est un jour ou l’autre confrontée à ce type de problématique : organiser un événement d’entreprise, plus ou moins d’envergure. En tout cas plus important qu’un simple pot de départ ou encore l’anniversaire du patron…

Qu’il s’agisse d’une manifestation en interne réservée aux seuls salariés ou d’une opération à destination de partenaires extérieurs ou du grand public, cela nécessite une vraie organisation et un vrai savoir-faire. Forcément, ça va représenter du temps et de l’argent.

Pour éviter de perdre l’un comme l’autre, voici notre To Do List de professionnels de l’événementiel. On est drôlement sympa, on vous confie nos petits secrets… mais soyez certains tout de même qu’on fera mieux que vous au niveau organisation, parce que c’est NOTRE métier. N’hésitez pas à nous contacter donc !

Contexte et objectifs

La première question à se poser est “Pourquoi ?” Souvent, le besoin s’impose de lui-même, par la problématique posée et/ou la période : lancer un nouveau produit/magasin/site, clôturer une année d’activité, motiver les équipes, etc. Dans ce contexte vous allez choisir le type d’événement à mettre en place.

De là découlent forcément déjà vos objectifs, et plus vite vous les fixerez, mieux vous estimerez la réussite – ou pas – de votre événement a posteriori. Exemple : récupérer X contacts qualifiés sur un salon. Mais ce peut être aussi plus impalpable, comme par exemple faire en sorte que différents services de l’entreprise se rencontrent et comprennent combien leurs tâches sont interdépendantes pour la productivité de toute la société.

Cible, thème, titre, hashtag

Pensez à qui vous allez vous adresser : salariés (tous ou une partie seulement ?), clients, fournisseurs, public averti ou non, etc. Un dîner VIP de 150 personnes assises n’a rien à voir avec un team building d’une journée pour 400 participants…

Quel thème choisir ? Une même problématique peut se traiter sous plusieurs angles différents, en fonction justement du contexte, des objectifs, de la cible… Au sein de l’entreprise, on manque parfois de recul voire d’idées. Le recours à un professionnel de l’événementiel peut être intéressant à ce niveau.

Il faut ensuite donner un nom fort à votre événement. C’est déjà lui donner corps, reconnaître sa valeur et son importance. Vous allez très vite vouloir (et devoir !) communiquer sur le sujet.

Prévoyez de suite aussi un hashtag associé, court et pas déjà utilisé (vérifiez !). Même si votre entreprise n’est pas encore digitalisée, d’autres le sont (y compris sûrement parmi vos propres salariés !) Offrez-leur la possibilité de parler de vous via un canal “officiel” sur le web, que vous l’exploitiez ou non en terme d’e-réputation. Mentionnez-le dès le début dans votre communication.

Date et heure

Si elles ne vous sont pas imposées (ex : salon…) ce sera à vous de les fixer. Evidemment vous éviterez les périodes de vacances scolaires (sauf si l’événement le justifie), les lundis et vendredis où vous risquez un gros absentéisme. Attention aussi au mercredi, jour des enfants.

Les horaires sur Paris sont souvent plus tardifs qu’en province, que ce soit pour le matin ou le soir, pensez-y. Vérifiez qu’aucun autre événement (dans votre secteur d’activité ou pas, selon le cas) ne vienne interférer avec votre date. Et croisez les doigts pour qu’il n’y ait pas de grève ou autre manifestation le jour J… car vous n’y pourrez rien, malheureusement.

Enveloppe budgétaire

Vous pouvez l’avoir évoquée dès le début (souvent en mode “pas plus de tant hein !!” dans le discours de la direction), ou pas. Quoi qu’il en soit, le fait d’avoir déroulé les étapes précédentes vous a permis de clarifier vos idées et de savoir ce dont vous avez besoin. Et vous aurez vite fait d’additionner les postes.

Vous devez aussi identifier ici vos priorités budgétaires, ou disons plutôt les éléments sur lesquels vous pourrez ensuite avoir une certaine souplesse tarifaire… Par exemple, est-il plus important pour vous de servir un excellent champagne à table ou bien de réussir une présentation scénique impeccable ?

Bravo. Evidemment depuis le début vous avez mis tout cela sur papier et organisé nos notes. Vous avez rédigé ce qu’on appelle un brief. Et bien souvent c’est à partir de là que les entreprises font appel à un prestataire extérieur, parce que les choses vraiment sérieuses vont commencer.

Choix du lieu

C’est primordial pour le succès de votre événement, vous devez donc vous en occuper le plus tôt possible (compter parfois jusqu’à un an de réservation à l’avance sur certains lieux !) Si votre événement est de très grande envergure, vous serez même parfois amené à modifier votre brief de départ pour coller au lieu choisi.

Les questions que vous devez vous poser :

• Nombre de personnes (capacité debout/assise, cocktail/dîner)
• Zone géographique
• Type de manifestation (convention, dîner, soirée, cocktail dinatoire, séminaire, etc)
• Type de restauration (debout ou assis = double de surface)
• Besoin ou non d’un amphithéâtre (scène équipée)
• Présence ou non d’une zone office (pour le traiteur)

Mais aussi : Accès transports en commun, possibilités de parking, accessibilité des personnes à mobilité réduite

Restauration (le traiteur)

Il est coutume de proposer une partie buffet au terme de tout événement professionnel pour favoriser les échanges et le networking, même s’il ne s’agit que d’une simple conférence.

Si votre événement comporte un volet restauration, commencez par vérifier si le lieu choisi vous propose ou pas son propre traiteur. Vous n’êtes pas obligé de prendre le package complet si les tarifs vous paraissent un poil élevés… Rien de vous interdit de lancer un appel d’offres concurrentiel.

Les questions que vous devez vous poser pour le choix du traiteur :

• Niveau de qualité de prestation attendue : haut de gamme ou classique ?
• Type de restauration : classique ou atypique (ex : trucks, box à thèmes, etc.)
• Enveloppe budgétaire (montant par personne)
• Références de manifestations similaires

Attention aux fausses bonnes idées, comme par exemple décider de gérer la partie restauration en interne, en se disant que cela permettra de faire des économies… Non seulement vous allez au-devant d’une surcharge de travail en termes d’organisation (que vous achetiez ou que vous cuisiniez vous-même), mais le “fait maison”, pour sympathique qu’il soit, ne fait pas très professionnel. A réserver aux (très) jeunes entreprises.

Notez que le traiteur, qu’il soit inclus dans le lieu ou externe, gère lui-même le matériel (table, chaises, couverts…) et les équipes. Si vous avez des plans de salle et de table à faire, n’attendez pas le dernier moment pour gérer cela avec lui.

Installations techniques

On entend par là tout ce qui concerne le son, les lumières, les projections (slides, films,…) La première chose à faire est de vérifier si le lieu dispose déjà ou pas d’installations et de prestations techniques incluses.

Il vous faut bien lister vos besoins durant la soirée :

• discours ou keynotes ? (avec nombre d’intervenants, installations scéniques, etc)
• présentation ou pas de slides (écrans)
• diffusion de film
• streaming en live, etc.

En fonction, voyez si l’équipe technique du lieu peut répondre à vos besoins, sinon vous devrez faire appel à des prestataires extérieurs ; le plus simple si vous n’avez pas de fournisseurs connus et attitrés est de vous en référer aux annuaires professionnels (liste en fin d’article)

Plus l’événement est important, plus la régie technique à mettre en place sera lourde et complexe. Là encore, sachez bien vous entourer ; ce sont des métiers réellement pointus où l’improvisation et l’amateurisme peuvent conduire à de gros soucis durant le live…

Personnel d’accueil

Commencez par vérifier si vous disposez ou pas dans votre entreprise des ressources disponibles. Attention, les personnes choisies devront rester disponibles pendant toute la durée de l’événement. Pas forcément simple à gérer… N’hésitez pas à déléguer en faisant appel à une agence d’hôtesses (on peut vous y aider)

Là encore, listez bien vos besoins, pour estimer le nombre de personnes qu’il vous faut :

• accueil parking, accompagnement…
• remise de badges et/ou émargement
• vestiaire
• sécurité, surveillance
• gestion des flux, etc.

Besoins scéniques

On entend par là tout ce qui relève de l’aménagement de la scène – pour une présentation, un show, une keynote… et des animations qui auront lieu :

• Mobilier à prévoir, plantes vertes, bouquets…
• Intervenants (leurs besoins)
• Scénographie dédiée…

Interprétariat

Peut-être devrez-vous faire traduire des textes avant l’événement, ou aurez-vous besoind’interprètes en live. Là encore, n’attendez pas le dernier moment pour trouver les professionnels qu’il vous faut !

Edition, print, invitations

Vous aurez certainement à (faire) réaliser des invitations, programmes, ou supports visuels pour l’animation… Eventuellement à mettre en place des solutions digitales telles que les nôtres pour que l’on parle de vous sur le web. Ces chantiers-là sont à démarrer très rapidement, dès que thème, lieu, date et heure sont définis.

En règle générale on envoie les invitations par mail de trois mois à trois semaines à l’avance, avec des rappels en cas de non-réponse. Utilisez un système de billeterie en ligne ou soyez très bien organisé(e), rien de plus horripilant que de recevoir à nouveau une invitation pour un événement auquel on est déjà inscrit.

Sachez qu’en moyenne sur Paris (pour un événement gratuit) une personne sur trois répond, une sur six confirme sa venue, et au final seulement une sur dix est effectivement présente. Ce ratio est évidemment plus élevé si l’événement est payant, et encore plus quand il concerne des personnes internes à la société.

Comme vous pouvez le constater, organiser un événement d’entreprise n’est pas chose aisée donc. Il y a notamment deux grands volets qui demandent temps et compétences particulières :

• La recherche de tous les différents prestataires et leur mise en concurrence
• La coordination générale, autrement dit la préparation, l’installation, l’exploitation, le démontage… Qui fait quoi ? Qui supervise ? Etc.

Pour conclure, il est clair que faire appel à un professionnel de l’événementiel représentera pour vous un vrai gain de temps et d’argent, et vous permettra d’affiner vos exigences. L’important doit toujours être la satisfaction du client dans nos métiers.

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Merci à Franquin (RIP)